Aliran informasi dan komunikasi yang tersendat

<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="-webkit-font-kerning: none;"><font face="Verdana">Mahmud adalah seorang manajer madya yang kritis dari perusahaan terkemuka. Dalam kesehariannya yang bersangkutan laporang langsung ke salah senior manajer. Ide-ide Mahmud seringkali out of the box namun seringkali ide-ide tersebut hanya sekedar ditampung untuk didiskusikan lebih lanjut. Sayangnya kalimat terakhir tersebut hanyalah sekedar kalimat. Seiring dengan berjalannya waktu kalimat tersebut hanyalah masuk laci dan tidak ada tindak lanjutnya. Entah sudah berapa banyak ide Mahmud yang akhirnya masuk ke dalam laci penampungan belaka.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Sekali waktu Mahmud mendiskusikan hal tersebut ke atasannya namun atasannya hanya menyuruh dirinya agar bersabar dengan sejumlah alasan: momen yang belum tepatlah, masih belum mendapatkan dukungan dari kolega direksi yang lainlah, belum masuk skala prioritaslah, dan alasan-alasan lainnya.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Disaat bersamaan Mahmud tetap ditagih untuk menghasikan kinerja yang optimal namun sejumlah idenya selalu ter-blok dengan berbagai alasan. Padahal menurut Mahmud bila ide-ide tersebut kalau dapat dukungan untuk maka kinerja yang diinginkan perusahaan pasti bisa dicapai dengan mudahnya. Dan cilakanya ide-ide yang disodorkan oleh Mahmud adalah merupakan hasil diskusi dengan sejumlah anak buah dan kolega-kolega Mahmud yang memiliki kedudukan setara. Dengan kata lain, ide-ide yang disampaikan oleh Mahmud adalah merupakan ide sejumlah orang yang ada di organisasi.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Melihat ide-ide yang ada akhirnya cuma sekedar masuk penampungan maka Mahmud perlahan-lahan menghentikan aliran ide dan hanya menunggu apa yang diinstruksikan atasa. Namun sayangnya instruksi dari atasa seringkali juga menggunakan bahasa-bahasa yang mengambang dan saat diklarifikasi, tidak menghasilkan penjelasan-penjelasan yang mudah dimengerti atau dengan kata lain banyak sisi yang menghasilkan multi-intepretasi. </font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Akhirnya instruksi tidak bisa dijalankan dengan maksimal hingga akhirnya hasilnyapun tidak maksimal. Bila hasil tidak maksimal maka Mahmud-pun tinggal membuat sejumlah alasan yang masuk akal beserta data-data pendukungnya. Apa yang dilakukan Mahmud adalah naluri bertahan yang dilakukan oleh kebanyakan orang. </font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Aliran informasi dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah tidak berjalan secara optimal. Aliran informasi semestinya berjalan normal dan berkualitas agar perusahaan bisa bergerak dinamis dalam menghadapi tantangan yang ada.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Apatisme mulai menyeruak dalam diri Mahmud dan hal ini tidak saja terjadi pada Mahmud namun terjadi pada orang-orang lain di sejumlah lini perusahaan.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Mahmud tidaklah sendirian. Banyak Mahmud-Mahmud lain di sejumlah perusahaan. Banyak perusahaan tidak terlalu memperhatikan mekanisme aliran informasi yang sedang berlangsung di perusahaan, bahkan disaat aliran informasi tersebut telah nyata-nyata macet. Mereka lebih asyik terjebak dengan kebenaran versi masing-masing.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Perusahaan itu ibaratnya seperti tubuh manusia. Aktivitas tubuh manusia akan jauh lebih dinamis bila aliran darah dari atas kebawah dan sebaliknya berjalan lancar. Darah yang banyak CO2 (oleh awam disebut darah kotor) dialirkan pembuluh vena masuk ke atrium kanan lalu ke ventrikel kanan jantung dan dipompa menuju paru-paru dan dibersihkan —CO2 dikeluarkan melalui mekanisme pernasafan dan O2 diisi kembali, dan aliran darah yang sudah bersih kembali dialirkan ke seluruh tubuh  sehingga tubuh menjadi segar bugar. Bila aliran darah terganggu maka kondisi tubuh-pun pada akhirnya bakal terganggu.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Dari pengalaman berinteraksi dengan sejumlah perusahaan, entah sudah berapa banyak kami temukan kemacetan aliran informasi sehingga terjadilah kebingungan akut terjadi di segala lapisan organisasi dan hal ini tentunya mengakibatkan gebrakan-gebrakan yang tumpul dan tidak efektif.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Dalam kondisi seperti ini harus diudit kembali arus aliran informasi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Harus diidentifikasi, titik-titik simpul mana yang menyebabkan arus informasi menjadi macet (keresahan-keresahan yang tidak tersalurkan, ide-ide terobosan yang mandeg di tempat, pengambilan-pengambilan keputusan yang lambat karena kurang lancarnya pasokan informasi yang dibutuhkan, perubahan kebijakan terobosan yang tidak dipahami oleh pelaku kebijakan, tantangan-tantangan operasional yang tidak dipahami oleh pengambil keputusan, perubahan-perubahan pasar yang telah teridentifikasi namun tidak terdeteksi pemangku kepentingan, inisiatif-inisiatif yang tidak berkelanjutan karena kurangnya support yang diperlukan, dan lain-lainnya). </font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Evaluasi kemacetan harus dilakukan dengan cermat; apakah penyebab kemacetan karena memang sistem alirannya yang belum tersedia, apakah karena masalah-masalah tehnis operasional saja (misal kekurangmengertian tentang <i>challenge/problem mapping, strategic making policies and initiatives, problem-solving n decision making, creative analytical thinking</i>, gaya komunikasi yang belum style flexing, dan berbagai area kompetesi lainnya), apakah karena perilaku negatif (egois, baperan, bossy), apakah karena adanya kekosongan peran yang seharusnya ada di tim (menurun Belbin ada 9 peran), ataukah model gaya kepemimpinan yang kurang pas.</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Kemacetan-kemacetan tersebut harus diurai dan dicarikan jalan keluarnya. Bila tidak ter-urai maka kemacetan-kemacetan ini tentunya menimbulkan kebingungan, ketidakberdayaan, pesimesme, apatisme, saling menyalahkan, dan stres yang tak berkesudahan. Kebingungan, ketidakberdayaan, pesimesme, apatisme, saling menyalahkan, dan stres adalah CO2 yang berputar-putar di perusahaan. </font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Selain mengatur mekanisme aliran itu sendiri (jika perlu lakukan perubahan organogram organisasi), muatan-muatan CO2 harus segera ditukar dengan O2 (perbaikan-perbaikan kemampuan tehnis, perbaikan perilaku, meningkatkan kemampuan <i>style flexing</i> dalam berkomunikasi, mengisi kekosongan-kekosongan peran di tim, merubaha gaya kempimpinan) sehingga yang muncul adalah O2 (antusiasme, optimisme, <i>positive thinking</i>, soliditas, kohesivitas, nuansa yang saling memberdayakan, dan lain-lainnya).</font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="font-kerning: none"><font face="Verdana">Agar tidak menderita keracunan, segera bersihkan aliran CO2 di arus aliran informasi perusahaan. Dan proses pembersihan tidak bisa dilakukan sekali lantas selesai namun harus dilakukan secara terus menerus sebagaimana pertukaran CO2 ke O2 di tubuh. </font></span></p>
<p style="margin: 0px 0px 10px; text-align: justify; font-stretch: normal; line-height: normal;"><span style="-webkit-font-kerning: none;"><font face="Verdana">Ayo bantu Mahmud, agar antusiasme dan potensialitas dirinya kembali muncul.</font></span></p>

Mahmud adalah seorang manajer madya yang kritis dari perusahaan terkemuka. Dalam kesehariannya yang bersangkutan laporang langsung ke salah senior manajer. Ide-ide Mahmud seringkali out of the box namun seringkali ide-ide tersebut hanya sekedar ditampung untuk didiskusikan lebih lanjut. Sayangnya kalimat terakhir tersebut hanyalah sekedar kalimat. Seiring dengan berjalannya waktu kalimat tersebut hanyalah masuk laci dan tidak ada tindak lanjutnya. Entah sudah berapa banyak ide Mahmud yang akhirnya masuk ke dalam laci penampungan belaka.

Sekali waktu Mahmud mendiskusikan hal tersebut ke atasannya namun atasannya hanya menyuruh dirinya agar bersabar dengan sejumlah alasan: momen yang belum tepatlah, masih belum mendapatkan dukungan dari kolega direksi yang lainlah, belum masuk skala prioritaslah, dan alasan-alasan lainnya.

Disaat bersamaan Mahmud tetap ditagih untuk menghasikan kinerja yang optimal namun sejumlah idenya selalu ter-blok dengan berbagai alasan. Padahal menurut Mahmud bila ide-ide tersebut kalau dapat dukungan untuk maka kinerja yang diinginkan perusahaan pasti bisa dicapai dengan mudahnya. Dan cilakanya ide-ide yang disodorkan oleh Mahmud adalah merupakan hasil diskusi dengan sejumlah anak buah dan kolega-kolega Mahmud yang memiliki kedudukan setara. Dengan kata lain, ide-ide yang disampaikan oleh Mahmud adalah merupakan ide sejumlah orang yang ada di organisasi.

Melihat ide-ide yang ada akhirnya cuma sekedar masuk penampungan maka Mahmud perlahan-lahan menghentikan aliran ide dan hanya menunggu apa yang diinstruksikan atasa. Namun sayangnya instruksi dari atasa seringkali juga menggunakan bahasa-bahasa yang mengambang dan saat diklarifikasi, tidak menghasilkan penjelasan-penjelasan yang mudah dimengerti atau dengan kata lain banyak sisi yang menghasilkan multi-intepretasi. 

Akhirnya instruksi tidak bisa dijalankan dengan maksimal hingga akhirnya hasilnyapun tidak maksimal. Bila hasil tidak maksimal maka Mahmud-pun tinggal membuat sejumlah alasan yang masuk akal beserta data-data pendukungnya. Apa yang dilakukan Mahmud adalah naluri bertahan yang dilakukan oleh kebanyakan orang. 


Aliran informasi dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah tidak berjalan secara optimal. Aliran informasi semestinya berjalan normal dan berkualitas agar perusahaan bisa bergerak dinamis dalam menghadapi tantangan yang ada.

Apatisme mulai menyeruak dalam diri Mahmud dan hal ini tidak saja terjadi pada Mahmud namun terjadi pada orang-orang lain di sejumlah lini perusahaan.

Mahmud tidaklah sendirian. Banyak Mahmud-Mahmud lain di sejumlah perusahaan. Banyak perusahaan tidak terlalu memperhatikan mekanisme aliran informasi yang sedang berlangsung di perusahaan, bahkan disaat aliran informasi tersebut telah nyata-nyata macet. Mereka lebih asyik terjebak dengan kebenaran versi masing-masing.

Perusahaan itu ibaratnya seperti tubuh manusia. Aktivitas tubuh manusia akan jauh lebih dinamis bila aliran darah dari atas kebawah dan sebaliknya berjalan lancar. Darah yang banyak CO2 (oleh awam disebut darah kotor) dialirkan pembuluh vena masuk ke atrium kanan lalu ke ventrikel kanan jantung dan dipompa menuju paru-paru dan dibersihkan —CO2 dikeluarkan melalui mekanisme pernasafan dan O2 diisi kembali, dan aliran darah yang sudah bersih kembali dialirkan ke seluruh tubuh  sehingga tubuh menjadi segar bugar. Bila aliran darah terganggu maka kondisi tubuh-pun pada akhirnya bakal terganggu.

Dari pengalaman berinteraksi dengan sejumlah perusahaan, entah sudah berapa banyak kami temukan kemacetan aliran informasi sehingga terjadilah kebingungan akut terjadi di segala lapisan organisasi dan hal ini tentunya mengakibatkan gebrakan-gebrakan yang tumpul dan tidak efektif.

Dalam kondisi seperti ini harus diudit kembali arus aliran informasi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Harus diidentifikasi, titik-titik simpul mana yang menyebabkan arus informasi menjadi macet (keresahan-keresahan yang tidak tersalurkan, ide-ide terobosan yang mandeg di tempat, pengambilan-pengambilan keputusan yang lambat karena kurang lancarnya pasokan informasi yang dibutuhkan, perubahan kebijakan terobosan yang tidak dipahami oleh pelaku kebijakan, tantangan-tantangan operasional yang tidak dipahami oleh pengambil keputusan, perubahan-perubahan pasar yang telah teridentifikasi namun tidak terdeteksi pemangku kepentingan, inisiatif-inisiatif yang tidak berkelanjutan karena kurangnya support yang diperlukan, dan lain-lainnya). 

Evaluasi kemacetan harus dilakukan dengan cermat; apakah penyebab kemacetan karena memang sistem alirannya yang belum tersedia, apakah karena masalah-masalah tehnis operasional saja (misal kekurangmengertian tentang challenge/problem mapping, strategic making policies and initiatives, problem-solving n decision making, creative analytical thinking, gaya komunikasi yang belum style flexing, dan berbagai area kompetesi lainnya), apakah karena perilaku negatif (egois, baperan, bossy), apakah karena adanya kekosongan peran yang seharusnya ada di tim (menurun Belbin ada 9 peran), ataukah model gaya kepemimpinan yang kurang pas.

Kemacetan-kemacetan tersebut harus diurai dan dicarikan jalan keluarnya. Bila tidak ter-urai maka kemacetan-kemacetan ini tentunya menimbulkan kebingungan, ketidakberdayaan, pesimesme, apatisme, saling menyalahkan, dan stres yang tak berkesudahan. Kebingungan, ketidakberdayaan, pesimesme, apatisme, saling menyalahkan, dan stres adalah CO2 yang berputar-putar di perusahaan. 

Selain mengatur mekanisme aliran itu sendiri (jika perlu lakukan perubahan organogram organisasi), muatan-muatan CO2 harus segera ditukar dengan O2 (perbaikan-perbaikan kemampuan tehnis, perbaikan perilaku, meningkatkan kemampuan style flexing dalam berkomunikasi, mengisi kekosongan-kekosongan peran di tim, merubaha gaya kempimpinan) sehingga yang muncul adalah O2 (antusiasme, optimisme, positive thinking, soliditas, kohesivitas, nuansa yang saling memberdayakan, dan lain-lainnya).

Agar tidak menderita keracunan, segera bersihkan aliran CO2 di arus aliran informasi perusahaan. Dan proses pembersihan tidak bisa dilakukan sekali lantas selesai namun harus dilakukan secara terus menerus sebagaimana pertukaran CO2 ke O2 di tubuh. 

Ayo bantu Mahmud, agar antusiasme dan potensialitas dirinya kembali muncul.



Ulasan Pembaca



Silahkan LOGIN dan berikan ulasan atau diskusi yang positif.